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Wer eine möblierte Wohnung auf Zeit vermietet, braucht mehr als nur einen Mietvertrag. Jede Phase des Mietverhältnisses hat eigene Dokumente: manche gesetzlich vorgeschrieben, andere faktisch unverzichtbar. Diese Checkliste zeigt, welche Unterlagen wann benötigt werden, was sie enthalten müssen und welche Fristen gelten.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Der Energieausweis muss spätestens bei der Besichtigung vorliegen. Fehlt er, droht ein Bußgeld bis zu 15.000 EUR (§ 80 GEG).
- Die Wohnungsgeberbestätigung ist innerhalb von zwei Wochen nach Einzug auszustellen (§ 19 BMG).
- Bei möblierten Wohnungen ist eine Inventarliste als Vertragsanlage zwingend erforderlich.
- Die Nebenkostenabrechnung muss innerhalb von zwölf Monaten nach Ablauf des Abrechnungszeitraums zugestellt werden (§ 556 BGB).
- Die Kaution ist in der Regel innerhalb von drei bis sechs Monaten zurückzuzahlen. Schadensersatzansprüche müssen innerhalb von sechs Monaten geltend gemacht werden (§ 548 BGB).
Phase 1: Vor der Vermietung
Diese Dokumente müssen bereitstehen, bevor das Inserat veröffentlicht oder die erste Besichtigung stattfindet.
Energieausweis
Was ist das? Ein amtliches Dokument, das den energetischen Zustand eines Gebäudes bewertet. Es gibt zwei Typen: den Bedarfsausweis (Berechnung auf Basis von Gebäudedaten) und den Verbrauchsausweis (Berechnung auf Basis realer Verbrauchswerte).
Warum wird er benötigt? § 80 Abs. 1 und 2 GEG schreibt vor, dass Vermieter den Energieausweis spätestens bei der Besichtigung vorlegen müssen. Bei Abschluss des Mietvertrags erhält der Mieter eine Kopie, auch als PDF per E-Mail.
Pflicht und Frist: Ja, gesetzlich vorgeschrieben. Wer den Ausweis nicht vorlegt, riskiert ein Bußgeld bis zu 15.000 EUR. Ab Mai 2026 gilt die Pflicht auch bei Mietverlängerungen. Der Ausweis ist zehn Jahre gültig.
Grundriss und Fotos
Was ist das? Ein maßstabsgerechter Grundriss zeigt die Raumaufteilung und -größen. Professionelle Fotos dokumentieren den Zustand der Wohnung und des Inventars vor dem ersten Einzug.
Warum werden sie benötigt? Ein Grundriss macht das Inserat attraktiver und hilft Interessenten, die Eignung der Wohnung vorab zu beurteilen. Fotos, die vor dem Einzug erstellt wurden, können später als Beweismittel für den Ausgangszustand dienen.
Pflicht und Frist: Keine gesetzliche Pflicht. Die Praxis zeigt jedoch: Inserate ohne Grundriss und Fotos erhalten deutlich weniger Anfragen. Fotos sollten mit Datum versehen und sicher archiviert werden.
Mietpreisspiegel-Recherche
Was ist das? Eine Dokumentation der ortsüblichen Vergleichsmiete auf Basis des lokalen Mietspiegels. In Städten über 50.000 Einwohner sind qualifizierte Mietspiegel seit der Mietspiegelreform 2021 Pflicht.
Warum wird sie benötigt? In angespannten Wohnungsmärkten mit Mietpreisbremse darf die Nettomiete maximal 10 % über der ortsüblichen Vergleichsmiete liegen. Vermieter müssen nachweisen können, dass ihr Mietpreis gesetzeskonform ist. Der qualifizierte Mietspiegel hat vor Gericht Vermutungswirkung.
Pflicht und Frist: Die Recherche ist keine formale Pflicht, aber sie schützt vor Rückforderungsansprüchen. Wer ohne Grundlage zu viel verlangt, muss zu viel gezahlte Miete rückerstatten. Ab Juli 2026 gilt die Mietpreisbremse bundesweit bis Ende 2029 weiter.
Phase 2: Bei Vertragsabschluss
Diese Dokumente entstehen beim Abschluss des Mietvertrags und beim Einzug des Mieters.
Mietvertrag
Was ist das? Das zentrale Vertragsdokument, das alle Rechte und Pflichten zwischen Vermieter und Mieter regelt: Miethöhe, Mietbeginn, Laufzeit, Nebenkosten, Kündigungsfristen und Nutzungsbedingungen.
Besonderheiten bei möblierten Wohnungen: Seit der Mietrechtsreform 2026 müssen Basismiete und Möblierungszuschlag im Vertrag getrennt ausgewiesen werden. Bei befristeten Mietverträgen nach § 575 BGB muss der Befristungsgrund schriftlich genannt werden. Zulässige Gründe sind Eigenbedarf, geplante Baumaßnahmen oder eine spätere Nutzung als Werkswohnung.
Pflicht und Frist: Schriftform ist Pflicht. Ein mündlicher Zeitmietvertrag ist unwirksam. Beide Parteien erhalten je eine unterschriebene Ausfertigung.
Inventarliste
Was ist das? Eine vollständige Auflistung aller überlassenen Möbel, Geräte und Einrichtungsgegenstände. Sie enthält Beschreibung, Zustand und idealerweise Fotos jedes Objekts. Die Inventarliste wird als Anlage zum Mietvertrag unterzeichnet.
Warum wird sie benötigt? Ohne Inventarliste hat der Vermieter bei Beschädigungen oder Verlusten keine Handhabe. Der Vermieter trägt die Beweislast. Nur wer den ursprünglichen Zustand eines Möbelstücks belegen kann, darf Schadensersatz fordern. Seit der Reform 2026 dient die Inventarliste mit Zeitwerten auch als Grundlage für den Möblierungszuschlag.
Pflicht und Frist: Keine gesetzliche Vorschrift, aber faktisch unverzichtbar. Bei möblierten Zeitmietungen ist sie Standard und von Gerichten anerkannt.
Übergabeprotokoll (Einzug)
Was ist das? Ein schriftliches Dokument, das beim Einzug den Zustand der Wohnung festhält: alle sichtbaren Mängel und Schäden, Zählerstände für Strom, Gas und Wasser sowie die übergebenen Schlüssel. Beide Parteien unterschreiben.
Warum wird es benötigt? Es dokumentiert den Ausgangszustand. Nur mit einem Einzugsprotokoll lässt sich beim Auszug feststellen, ob Schäden durch den Mieter entstanden sind oder schon vorher existierten. Es ist das wichtigste Dokument bei Kautionsstreitigkeiten.
Pflicht und Frist: Keine gesetzliche Pflicht. Das Protokoll wird von deutschen Gerichten jedoch als Beweismittel anerkannt. Es sollte am Tag der Schlüsselübergabe erstellt werden.
Wohnungsgeberbestätigung
Was ist das? Ein kurzes Formular, mit dem der Vermieter schriftlich bestätigt, dass und wo der Mieter eingezogen ist. Es enthält Name und Anschrift des Wohnungsgebers, Einzugsdatum, Adresse der Wohnung sowie Namen aller einziehenden Personen.
Warum wird sie benötigt? Der Mieter braucht das Dokument, um sich bei der Meldebehörde anzumelden (§ 17 BMG). Ohne Wohnungsgeberbestätigung ist eine Anmeldung nicht möglich.
Pflicht und Frist: Gesetzliche Pflicht nach § 19 BMG. Die Bestätigung muss innerhalb von zwei Wochen nach dem tatsächlichen Einzug ausgestellt werden. Wer sie verweigert oder verzögert, riskiert ein Bußgeld bis zu 1.000 EUR.
Phase 3: Während der Mietzeit
Diese Dokumente entstehen und müssen gepflegt werden, solange das Mietverhältnis läuft.
Nebenkostenabrechnung
Was ist das? Eine jährliche Aufstellung aller auf den Mieter umlegbaren Betriebskosten gemäß Betriebskostenverordnung (BetrKV). Sie zeigt den Gesamtaufwand, den Mieteranteil und die Differenz zur geleisteten Vorauszahlung.
Warum wird sie benötigt? Bei vereinbarten Nebenkostenvorauszahlungen ist die jährliche Abrechnung Pflicht. Nur umlagefähige Kosten dürfen dem Mieter in Rechnung gestellt werden. Die Abrechnung muss klar, nachvollziehbar und mit Belegen hinterlegt sein.
Pflicht und Frist: Gesetzliche Pflicht nach § 556 BGB. Die Abrechnung muss innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter eingehen. Wer die Frist versäumt, verliert das Recht auf Nachforderungen. Guthaben des Mieters müssen trotzdem ausgezahlt werden.
Reparaturnachweise und Mängeldokumentation
Was ist das? Alle schriftlichen Mängelanzeigen des Mieters, die Auftragserteilungen an Handwerker, die Rechnungen und die Bestätigungen der Mängelbeseitigung. Dazu kommen Fotos von Schäden vor und nach der Reparatur.
Warum werden sie benötigt? Nach § 535 BGB hat der Vermieter die Instandhaltungspflicht. Reparaturnachweise belegen, dass er dieser Pflicht nachgekommen ist. Sie sind steuerlich als Werbungskosten absetzbar und schützen im Streitfall vor Haftungsansprüchen.
Pflicht und Frist: Keine formale Vorlagepflicht gegenüber dem Mieter. Die Aufbewahrung ist aber steuerlich und rechtlich empfohlen. Handwerkerrechnungen sollten mindestens fünf Jahre aufbewahrt werden.
Phase 4: Bei Mietende
Diese Dokumente entstehen beim Auszug des Mieters und schließen das Mietverhältnis rechtssicher ab.
Übergabeprotokoll (Auszug)
Was ist das? Dasselbe Format wie beim Einzug, diesmal erstellt bei Schlüsselrückgabe zum Auszug. Es dokumentiert den aktuellen Zustand der Wohnung, alle vorhandenen oder fehlenden Inventargegenstände, neue Schäden und die Zählerstände zum Auszugsdatum.
Warum wird es benötigt? Im Vergleich mit dem Einzugsprotokoll lässt sich klar feststellen, welche Schäden der Mieter verursacht hat. Ohne diesen Vergleich ist ein Kautionseinbehalt kaum zu begründen. Fotos mit Zeitstempel verstärken die Beweiskraft.
Pflicht und Frist: Keine gesetzliche Pflicht, aber rechtlich unverzichtbar. Das Protokoll sollte am Tag der Schlüsselrückgabe unterzeichnet werden. Verweigert der Mieter die Unterschrift, kann der Vermieter Zeugen hinzuziehen und dies im Protokoll vermerken.
Kautionsabrechnung
Was ist das? Eine schriftliche Aufstellung, die zeigt, wie die hinterlegte Kaution verrechnet wird: Rückzahlung des Restbetrags, einbehaltene Beträge für Schäden oder ausstehende Forderungen sowie aufgelaufene Zinsen. Die Abrechnung enthält Belege für alle Abzüge.
Warum wird sie benötigt? Der Mieter hat nach Mietende Anspruch auf die vollständige Kaution zuzüglich Zinsen, sofern keine berechtigten Abzüge bestehen. Ohne Abrechnung und Belege können Einbehalte vor Gericht nicht durchgesetzt werden.
Pflicht und Frist: § 551 BGB regelt die Kaution. Eine gesetzliche Rückzahlungsfrist gibt es nicht. Die Rechtsprechung hält drei bis sechs Monate für angemessen. Schadensersatzansprüche verjähren nach sechs Monaten ab Rückgabe der Wohnung (§ 548 BGB). Die gesamte Kaution darf nicht bis zur Nebenkostenabrechnung einbehalten werden, wenn diese noch aussteht.
Kündigungsbestätigung
Was ist das? Eine schriftliche Bestätigung des Vermieters, dass die Kündigung des Mieters eingegangen ist, dass sie formell wirksam ist und wann das Mietverhältnis endet.
Warum wird sie benötigt? Sie schafft für beide Seiten Klarheit über das Mietende. Missverständnisse über das tatsächliche Auszugsdatum führen häufig zu Streitigkeiten über Mietzahlungen. Bei befristeten Verträgen entfällt eine gesonderte Kündigung: Das Mietverhältnis endet automatisch zum vereinbarten Termin.
Pflicht und Frist: Keine gesetzliche Pflicht zur Ausstellung. Die Bestätigung ist dennoch empfehlenswert und sollte zeitnah nach Eingang der Kündigung verschickt werden.
Dokumentenübersicht
Die folgende Tabelle fasst alle zwölf Dokumente zusammen: wann sie benötigt werden, ob sie gesetzlich vorgeschrieben sind und welche Fristen gelten.
| Dokument | Zeitpunkt | Pflicht | Frist |
|---|---|---|---|
| Energieausweis | Vor der Besichtigung | Ja | Spätestens bei Besichtigung; Kopie bei Vertragsabschluss |
| Grundriss und Fotos | Vor Inserat-Veröffentlichung | Nein | Keine gesetzliche Frist; empfohlen vor Einzug |
| Mietpreisspiegel-Recherche | Vor Mietpreisfestlegung | Nein | Keine; schützt aber vor Rückforderungsansprüchen |
| Mietvertrag | Bei Vertragsabschluss | Ja | Vor Mietbeginn; Schriftform Pflicht |
| Inventarliste | Bei Vertragsabschluss | Nein | Gleichzeitig mit Mietvertrag; Anlage und Unterschrift |
| Übergabeprotokoll (Einzug) | Am Einzugstag | Nein | Tag der Schlüsselübergabe |
| Wohnungsgeberbestätigung | Nach Einzug | Ja | Innerhalb von 2 Wochen nach Einzug (§ 19 BMG) |
| Nebenkostenabrechnung | Jährlich während Mietzeit | Ja | Innerhalb von 12 Monaten nach Abrechnungszeitraum (§ 556 BGB) |
| Reparaturnachweise | Laufend während Mietzeit | Nein | Aufbewahrung empfohlen: mindestens 5 Jahre |
| Übergabeprotokoll (Auszug) | Am Auszugstag | Nein | Tag der Schlüsselrückgabe |
| Kautionsabrechnung | Nach Mietende | Ja | 3 bis 6 Monate nach Rückgabe; Schadensersatz: 6 Monate (§ 548 BGB) |
| Kündigungsbestätigung | Nach Eingang der Kündigung | Nein | Zeitnah nach Eingang der Kündigung empfohlen |
Häufige Fragen
Welche Dokumente brauche ich unbedingt vor der ersten Vermietung?
Zwingend erforderlich ist der gültige Energieausweis (§ 80 GEG). Er muss spätestens bei der Besichtigung vorliegen. Dringend empfohlen sind außerdem ein professioneller Grundriss, hochwertige Fotos und eine Recherche zum aktuellen Mietspiegel, um den Mietpreis korrekt anzusetzen und vor Rückforderungsansprüchen geschützt zu sein.
Muss der Mietvertrag für eine möblierte Wohnung schriftlich sein?
Ja. Schriftform ist Pflicht, insbesondere bei befristeten Verträgen nach § 575 BGB. Ein mündlicher Zeitmietvertrag ist unwirksam und gilt dann als unbefristeter Mietvertrag. Seit der Mietrechtsreform 2026 müssen Basismiete und Möblierungszuschlag im Vertrag zudem getrennt ausgewiesen werden.
Wie lange habe ich als Vermieter Zeit, die Kaution zurückzuzahlen?
Eine gesetzlich festgelegte Frist gibt es nicht. Die Rechtsprechung erkennt in der Regel drei bis sechs Monate als angemessen an. Schadensersatzansprüche aus dem Mietverhältnis müssen innerhalb von sechs Monaten nach Rückgabe der Wohnung geltend gemacht werden (§ 548 BGB). Die gesamte Kaution darf nicht wegen einer noch ausstehenden Nebenkostenabrechnung einbehalten werden.
Was passiert, wenn ich die Nebenkostenabrechnung zu spät schicke?
Vermieter verlieren das Recht auf Nachforderungen, wenn die Abrechnung nach Ablauf der zwölf Monate ab Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter eingeht (§ 556 BGB). Guthaben des Mieters bleiben von der Fristüberschreitung unberührt: Sie müssen trotzdem ausgezahlt werden.
Ist ein Übergabeprotokoll gesetzlich vorgeschrieben?
Nein, es gibt keine gesetzliche Pflicht. Dennoch ist das Protokoll unverzichtbar: Es wird von deutschen Gerichten als Beweismittel anerkannt und ist die wichtigste Grundlage, um bei einem Kautionsstreit Schäden durch den Mieter von normalem Verschleiß zu unterscheiden. Vermieter ohne Einzugsprotokoll haben bei Kautionseinbehalten eine sehr schwache Beweisposition.
Brauche ich für eine möblierte Zeitmietung eine besondere Inventarliste?
Ja. Ohne detaillierte Inventarliste mit Fotos hat der Vermieter bei Beschädigungen oder Verlusten keine Beweisgrundlage. Seit der Reform 2026 dient die Inventarliste mit Zeitwerten auch als Nachweis für den separat auszuweisenden Möblierungszuschlag. Die Liste wird als Anlage zum Mietvertrag unterzeichnet.
Quellen
- Gebäudeenergiegesetz (GEG) § 80: Pflicht zur Vorlage des Energieausweises. gevestor.de
- Verbraucherzentrale: Für wen ein Energieausweis zur Immobilie Pflicht ist. verbraucherzentrale.de
- Bundesmeldegesetz (BMG) § 19: Wohnungsgeberbestätigung. vermieterverein.de
- Vermieterwelt: Wohnungsgeberbestätigung für Vermieter. vermieterwelt.de
- ImmoScout24: Wohnungsübergabeprotokoll 2026. immobilienscout24.de
- BGB § 556: Nebenkostenabrechnung und Abrechnungsfrist. immobilienscout24.de
- BGB § 548 und § 551: Mietkaution und Schadensersatzansprüche. ruv.de
- BGB § 575: Zeitmietvertrag und Befristungsgründe. gesetze-im-internet.de
- ImmoScout24: Mietvertrag für möblierte Wohnung. immobilienscout24.de
- Conny: Mietpreisbremse und Mietspiegel-Pflicht. conny.de
- Sparkasse: Mietrechtsreform 2026. sparkasse.de
- Haufe: Instandhaltung und Instandsetzung der Mieträume. haufe.de
